什么是纪录及纪录管理

什么是记录?

  • 创建和使用记录是大学日常活动的重要组成部分. 记录是学校重要的、必不可少的信息资产.
     
  • 记录定义为“记录的信息”, 任何形式,任何媒介, 由大学创建或接收,并用于实现bat365线上平台的核心业务功能和活动. 重要的是内容和上下文,而不是格式.
     
  • 记录可以由一个或多个文档组成, 哪些做了明显的相关活动, 及时对单个事件进行决策或事务处理.
     
  • 记录的重要性和价值在于它们的作用 作为证据 发生了什么. 记录提供准确的, 对大学行为的真实和完整的描述, 交易, 的决定和承诺.
     
  • bat365线上平台需要记录来有效地工作,并证明bat365线上平台是如何遵守法律和监管要求的.
     
  • 有些记录可能不是current, 但可以保留作为证据, 长期的信息和/或历史价值.
     
  • 记录代表了大学的集体记忆, 是bat365线上平台日常运作的基础,也是bat365线上平台向外界展示的形象.
  •  
一个记录 必须;
  • 真实的 -是它说的那样吗?
  • 可靠的 -它是否可信和准确?
一个记录 必须有;
  • 完整性 -它是否完整、安全、不变?
  • 可用性 -随着时间的推移,它是否易于理解和理解?
  • bat365记录的标准和定义的进一步细节可以查阅 在这里

什么是档案管理?

  • 记录管理是对记录在所有媒体上的信息进行系统管理的过程,这些媒体通常是纸张和缩微胶片或胶片, 但越来越多的信息以电子形式保存,包括电子邮件, 基于web的内容和数据库.
     
  • 所有档案管理计划均基于“档案管理”的概念 记录生命周期 其中记录是 current 从它们诞生之日起,只要它们的管理价值保持在最高水平. bat365bat365线上平台的“生命周期”方法的更多细节可以参考 在这里.
     
  • 记录成为 semi-current 当它们的直接管理价值下降时,但它们仍然提供一些业务价值
     
  • 当一份记录不再具有任何管理价值时,它就是 非流动.
     
  • 记录管理在生命周期的所有阶段控制记录:从创建到最终的归档或销毁.
大学档案管理政策
  • bat365线上平台认识到有效的记录管理对于支持其核心功能至关重要, ,以协助大学全面管治及管理大学在业务活动中产生或取得的所有纪录.
     
  • 记录对于大学目前和未来的业务和, 形成了公司记忆的重要组成部分, 必须以系统的方式管理, throughout their lifecycle; from creation or capture for active use, 维护供参考, 最终通过评估它们的安全销毁, 或转至大学档案馆.
     
  • 档案管理策略与 大学 记录保留时间 为机构记录的管理和管理机构记录保留期间提供框架.
     
  • 大学档案管理政策可在此查阅
记录管理良好做法指引

文件命名约定

节省时间和精力

将文件夹和文件命名为一致, 逻辑和可预测的方式意味着可以定位信息, 快速和容易地识别和检索.

版本控制原则

混淆文档的当前版本?

版本控制的原则可以帮助您以逻辑一致的方式管理同一文档的多个版本.

安全 & 安全处置

处置是良好档案管理的重要组成部分.

保留期结束时应该发生什么?

记录处理指南


快速链接

保留时间
  • 大学记录保留时间表是可用的 在这里
     
  • 该大学须遵守 2002年信息自由(苏格兰)法 这就需要对机构档案进行适当而有效的管理.
     
  • A 代码的练习, 苏格兰行政院根据《bat365》第61条特别要求组织拥有覆盖其所有机构记录的记录保留表, 符合《bat365》的规定,被视为表明机构是否遵守了首要法例的规定.
     
  • 大学档案保留表建立于2007年, 根据JISC的业务分类方案和记录保留时间表,高等教育机构,并于2014年审查.
     
  • 大学档案保留计划目前正在重新修订中, 2017年3月启动,各业区模块完成审批后发布.

与此同时, 如有任何档案管理查询, 详情请联络大学档案经理;

T: 01224- 273175
电子邮件: foi@hauntedinbranson.com

的术语表
A - E

评估

评估一个组织活动的过程,以确定哪些记录具有存档价值或证据价值,应被保存以及保存多长时间, 以满足组织的需要, 问责制的要求以及研究人员和其他记录使用者的期望.

档案

被认为具有永久价值(包括历史和文化)的记录. 档案提供了大学重要职能和活动的证据, 战略的发展, 整个机构生命周期的结构和基础设施.

真实的记录

一个记录 which can be proven to be what it purports to be; to have been created or sent by the person purported to have created or sent it and at the time purported to have been created or sent.

当前记录

那些被经常使用和积极处理的记录, bat365业务的执行(另参见“记录生命周期”).

1998年数据保护法

提供个人对他人所持有的个人信息的合法权利.

破坏

排除或删除任何可能无法重建的记录的过程.

处理

实施评估和评审决定. 其中包括销毁记录或将选定的记录转移到档案馆. 它们还可能包括记录从一个系统转移到另一个系统(如纸质到电子)或记录保管的转移.

文档

最小的归档单位, 通常是一个字母, form, 报告或其他存放在档案系统中的项目. 文件包括纸张、数字表格、文件、电子邮件、传真、合同等.

电子记录

记录记录信息的位置, processed and retrieved by a digital computer; including text based word processed documents, 电子邮件信息, 电子表格, 扫描文件, 网站文档和多媒体内容.

F - M

文件

卷宗,卷宗一组相关的文件,装在档案封面内并系在一起. 可以为数字文档创建虚拟文件.

发现艾滋病

索引或其他列表, 手动或自动, 它们的设计是为了更容易地定位相关文件或检索信息.

2002年信息自由(苏格兰)法

提供一般法定权利,以获取苏格兰公共当局持有的任何年龄和任何格式的信息, 但有一些有限的豁免. 该法案于2005年1月1日成为法律.

硬拷贝

所有非电子形式的信息,无需其他设备即可阅读. 包括文件,地图和平面图,以及装订卷.

生命周期的记录

记录的生命周期包括三个阶段; current (积极用于日常活动); semi-current (半主动, 哪些记录仍然具有业务价值, 但很少被提及, 或者需要保留作为证据, 法律或监管目的); 非流动 (不活跃, 一项记录已不再具有行政业务价值,并已确定要销毁, 或永久存档).

媒介

记录保存的格式, 如纸, 缩微平片, 缩微胶片, 电子, 光盘, 磁带等.

元数据

bat365数据的数据. 描述性的, 用于记录的行政或技术数据,以使系统能有效和高效地查找和检索记录. 元数据添加上下文并在记录之间建立关系,以帮助理解和解释内容.

迁移

将记录从一个系统移动到另一个系统的行为, 同时保持记录的真实性, 完整性, 可靠性和可用性.

N - R

保存

用于确保可访问真实记录的过程和操作, 随着时间的推移,可用和理解.

记录系列

具有共同主题、主题或功能的记录的集合,如年度帐目, 发票, 委员会分钟, 部门主管的通信档案等. 一个系列的区别在于它提供了一个特定过程的证据,因此在大小上可能不同,从一个单一的文件(如大学战略计划)到成千上万的发票.

记录

为便利大学开展业务而需要保存一段时间以提供其决定的证据的文件, 事务或活动. 记录可以以硬拷贝或数字格式创建、接收或保存.

记录管理

负责有效和系统地控制创造的业务职能, 收据, 维护, 记录的使用和处理, 包括以记录的形式获取和维护大学商业活动和交易的证据和信息的流程.

记录调查

一种定位和识别某一特定业务区域所保存的所有记录的系统操作.

可靠的记录

如果一个记录的内容可以被认为是活动的完整和准确的表示,则该记录被认为是可靠的, 在随后的行动过程中,它证明并可依赖的交易或事实, 事务和活动.

保留时间

对不同类型记录的索引, 详细说明了它们应该被保存多久, 根据法律, 监管, 或操作要求. 例如, 满足增值税和税收规定, 有义务保存当前年度+6的大多数财务记录, 使保留期有效7年.

S - Z

Semi-current记录

那些业务价值下降的记录, 但仍可能不定期地引用(参见“记录生命周期”).

版本控制

一种过程,它允许在一个连续体中精确地放置一个文档的各个版本, 在设法确定和管理需要大量重新起草的记录时特别有用, 因此,可以记录和控制作者身份和内容的差异.

重要的记录

这些记录对大学的业务运作至关重要,没有这些记录,大学将无法运作,如果它们被大火烧毁, 洪水或其他灾难. 查明重要记录是任何业务连续性规划的一个组成部分. 这些记录可能是唯一的和不可替代的,或者在灾难发生后可能需要立即提供.

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